A sua produtividade está diretamente ligada à forma como você está aproveitando o seu tempo.
Inclusive é importante iniciar este artigo dizendo: o ativo mais importante que você tem nas mãos é o seu tempo.
Ele é igual para todos nós, mas a maneira como você se organiza e aproveita ele é o que tornará você um ótimo profissional ou líder e isso nada mais é do que a produtividade!
Tempo de leitura: 6 minutos
SUMÁRIO
1 – Desligue-se! Sua mente precisa de descanso
2 – Tecnologia a seu favor: como os aplicativos podem ajudar?
Vamos falar de produtividade
Ano novo, novos projetos! A possibilidade de ter um ano inteirinho pela frente para criar, planejar e desenvolver ideias e iniciativas é motivadora. E para isso, manter a produtividade em dia é fundamental.
A produtividade está presente no cotidiano de profissionais de todas as áreas, em diferentes empresas.
Ela determina a agilidade dos processos, a otimização de tempo e a qualidade de execução das atividades e pode ainda gerar valor para um produto ou serviço. Ela amplia e dinamiza a criatividade dos colaboradores em seus projetos e oferece estratégias pontuais aos clientes.
Está relacionada à realização de uma atividade, pessoal ou profissional, onde se pratica a otimização de tempo, mas com foco em qualidade.
Ser produtivo não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sim executar as tarefas de modo organizado e dentro dos prazos. Para obter mais produtividade é possível desenvolver disciplina no dia-a-dia e inserir algumas ferramentas que possam facilitar a continuidade dos afazeres.
Dentro da esfera organizacional, no cotidiano de uma empresa, é possível ser produtivo de formas diferenciadas, de acordo com a necessidade de cada projeto.
O objetivo pode ser o de quantidade, onde seja necessário criar um número específico de artigos, tabelas e relatórios, por exemplo. Ou ainda ser algo que tenha como intuito trabalhar a qualidade, como algo que demande criatividade e dinamismo.
Uma das maiores ferramentas nas mãos de todo profissional é o tempo.
Saber administrá-lo, respeitando a construção e o foco do projeto, além do prazo, é fundamental para uma entrega pontual e, que, consecutivamente, terá um resultado positivo.
Afinal, um trabalho entregue de última hora, em cima do deadline, e que não está completo, pode acarretar em insatisfação.
Por isso, nesse artigo, vamos falar sobre o que fazer para ser mais produtivo (a) e quais ferramentas e aplicativos podem te ajudar a conseguir mais organização, ritmo e consistência na realização diária de suas tarefas.
1 – Desligue-se! Sua mente precisa de descanso
Parece engraçado começar o parágrafo falando para você que é preciso descansar.
Mas é verdade.
Como dissemos anteriormente, ser produtivo em nada tem a ver com fazer muitas coisas ao mesmo tempo, ou “emendar” uma tarefa após a outra, sem uma pausa entre elas. Ser eficiente é diferente de ser apressado.
A sua mente precisa de pequenas paradas durante o dia, para evitar qualquer tipo de sobrecarga ou estresse psicológico e físico. Isso porque ela é a principal chave condutiva do corpo humano, responsável pelos momentos de criação e realização, absorção de conhecimento, expansão criativa e desenvolvimento de raciocínio, entre outras inúmeras capacidades.
No agitado ritmo nosso de cada dia, muitas vezes, o foco fica totalmente para o externo e esquece-se de cuidar da fonte de todas as coisas.
Além de sobrecarregar a mente com acesso ilimitado a dezenas de informações em smartphones e computadores, e do trabalho árduo, existem grandes chances de não se estar totalmente presente naquele momento.
As coisas passam a ser feitas no automático e quando olha-se para o relógio o tempo passou e nem se sentiu.
Nesse ponto é possível afirmar que a sua qualidade de tempo não foi boa.
Por isso, ao concluir uma atividade, reserve um tempo para você.
Levante-se, faça algum tipo de alongamento, tome um café, um suco ou chá. Coma uma fruta. Desligue-se por 5 minutos. E então retome.
Dessa forma, sua mente e seu corpo entenderão a necessidade da pausa e quando voltar ao trabalho estarão prontos novamente para o trabalho. Isso acontece porque parar e não fazer nada, por pelo menos 5 minutos, ajuda a melhorar a concentração.
O resultado é a gestão de tempo. Essa pausa também é conhecida como mindfulness, em português, atenção plena, e requer prática e disciplina, mas seus resultados certamente recompensará cada minuto de atenção das tentativas iniciais.
O especialista em meditação, Andy Puddicombe, descreve o poder de parar por alguns instantes e revigorar a sua mente por apenas alguns minutos, diariamente. Dessa forma, você estará consciente e experienciando o momento presente. Confira:
1.1 – Técnica Pomodoro: 5 minutos valem ouro
Você deve levar duas coisas em conta: a otimização do tempo e o planejamento das atividades.
Assim, você poderá criar estruturas de prioridade para cada tarefa, levando em conta a sua disponibilidade e a quantidade de atenção que esta requer de si.
Dessa forma, você respeita o desenrolar do projeto e o seu próprio limite, sempre trabalhando em cada demanda de forma ordenada e equilibrada.
Muito provavelmente, você já ouviu falar da Técnica Pomodoro. “Pomodoro”, em italiano, significa “tomate”.
Esse nome foi escolhido depois que o criador italiano Francesco Cirillo, usou um cronômetro de cozinha, com o formato de um tomate, para gerenciar o tempo.
Desenvolvida no final dos anos 80, a técnica consiste em dividir os fluxos de trabalho em blocos.
“Como assim, ‘blocos’, Pró + Gestão?”, você deve estar se perguntando.
São blocos de afazeres e de tempo. Com essa divisão é possível melhorar a agilidade e estimular o foco.
Depois de muitas análises e pesquisas, Cirillo chegou a conclusão que o período de 25 minutos é o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como “pomodoros”.
A Técnica Pomodoro tem como maior objetivo evitar a procrastinação e, por isso, determina que 25 minutos é um bom período para total concentração, evitando espiadas aleatórias no celular e controlando a ansiedade de conexão virtual.
Como a técnica é executada da seguinte maneira
- Faça uma lista de atribuições e prazos;
- Utilize um alarme (pode ser o seu celular, programado para despertar em 25 minutos ou a extensão do Google Chrome, chamada Pomodoro Timer).
- Escolha uma das tarefas que demanda mais atenção e foque nela – não vale checar as notificações do celular, nem se dispersar com sites de notícias ou redes sociais, hein!)
- Quando o timer ou despertador tocar, é hora de fazer uma pausa. Mesmo que você ainda não tenha concluído. Levante-se, respire um pouco e depois volte.
- Programe-se por mais 25 minutos e retome a atividade.
- Risque-a da sua lista e siga para a próxima, sempre com o cronômetro ao seu lado.
Repita isso todos os dias em sua rotina.
Crie o hábito de parar por alguns minutos e observe como a sua concentração e agilidade vão criando forma ao longo do tempo. No momento em que a pausa for ativada, lembre-se de parar, literalmente. Se nesse período de rápido repouso surgir algum insight, anote em um papel como “ideia posterior”.
Se não for possível seguir com a pausa, por algum motivo de interrupção, retome assim que possível.
A ideia é concentrar-se em relaxar e evitar distrações e forçar a concentração.
Pode ser que 5 minutos seja pouco, dependendo da atividade mental desempenhada, que pode ser cansativa e exigir muita atenção.
Descanse mais cinco minutos, para não correr o risco de retomar a próxima etapa de atividades exausto. Mas não caia na ociosidade!
Tenha foco. Esteja presente e consciente sobre seu tempo.
Lembre-se de testar, encontrar o melhor tempo para você, para não perder o timing de uma ideia criativa que surge bem no meio da pausa. Isso tudo vai te ajudar, de algum modo, a encontrar qualidade de tempo e ideias.
2 – Tecnologia a seu favor: como os seus aplicativos podem ajudar?
Ainda bem que a tecnologia nos possibilita uma série de facilidades, não é mesmo? Justamente pelo corre-corre diário é que dezenas de softwares e aplicativos surgem dia após dia com o intuito de deixar um legado e trazer benefícios. Até a produtividade pode contar com ferramentas importantes e intuitivas para melhorar a organização diária. Afinal, são muitas as tarefas, ideias, e compromissos. Por isso, abaixo, você confere alguns aplicativos essenciais para tornar os seus processos mais ordenados. Acompanhe!
1. Evernote
O Evernote é uma ferramenta conhecida de longa data. Criado em 2007, permite centralizar anotações em um único lugar por meio de vários recursos. Você terá um bloco de notas simples com uma série de opções para agrupar ideias. Ele permite que você salve os materiais para ler posteriormente, inclusive. Para a organização de pensamentos criativos, daqueles que não vivem sem um bloquinho ou caderno na mochila, o Evernote é a ferramenta ideal para não deixar escapar nenhum insight sequer. Possui uma versão grátis e você pode sincronizá-lo com até 2 dispositivos.
2. Trello
O Trello é completo. Ele tem por base o método Kanban para criar e gerir tarefas, de modo que tudo fique organizado e seja concluído no tempo definido. Você pode fazer anotações, lembretes, compartilhar briefings, datas de reuniões e pautas, inserir as suas tarefas ou mesmo delegar funções a toda equipe ou setor. Tudo alinhado e alterado em tempo real, onde todos têm acesso. Nem precisamos mencionar a organização de modo geral, além da total integração do time. Você pode criar quadros definidos para cada projeto ou atividade e criar cards em cada um dos boards. Você conseguirá definir prazos, criar checklists e manter interações constantes, com comentários e respostas. Tudo para otimizar a produtividade. Ou seja: você tem mais flexibilidade e adaptação à metodologia de trabalho de cada colaborador.
3. Apps para o seu navegador
Explorar é a palavra-chave. Além dos apps para celular que podem auxiliá-lo a ter mais foco durante o dia. Quem usa o navegador do Google Chrome pode usar extensões que auxiliam na jornada por mais produtividade. Um deles, como mencionamos lá em cima, é o Pomodoro Timer, que dispara um alarme, de acordo com a programação.
Outra extensão que pode te auxiliar é o StayFocusd. Ele aumenta sua produtividade ao passo que limita o tempo em websites e que gera falta de foco e desatenção. Ou seja, a extensão bloqueia os sites que atrapalham sua concentração.
Se você usa o Firefox, o LeechBlock faz o mesmo papel. Além disso, possibilita que você libere um tempo a cada intervalo de trabalho para conferir coisas como as redes sociais.
Outra possibilidade é o Toggl, uma ferramenta para quem quer lidar com o tempo como aliado – ele funciona em qualquer navegador.
O Do It (Tomorrow) possibilita ao usuário visualizar as tarefas do dia atual e do dia seguinte. Assim, fica mais fácil criar uma lista de prioridades de execução e ajustar a disponibilidade para os próximos dias e entender quais devem ser feitas o quanto antes.
4. Any.do
O Any.do te ajuda na hora de organizar tarefas e colocar as atividades em dia. Com ele é possível criar listas e organizar tudo o que você deve fazer, tendo em vista prazos e tempo hábil para conclusão. E se por acaso você esquecer, você receberá lembretes para terminar seus projetos, à medida que a data de entrega se aproxima.
Ufa! São muitos os motivos para você repensar a produtividade no seu cotidiano. Gostou do conteúdo? Não esqueça de acompanhar nossas novidades por aqui e de seguir as nossas redes sociais!
